Firmy konsultingowe

Firmy w naszym kraju coraz częściej decydują się na sięganie po środki dostępne w ramach funduszy unijnych. Nie ma w tym nic dziwnego – pieniądze płynące z Unii Europejskiej dają naszym rodzimym przedsiębiorcom możliwość rozwoju, rozszerzenia zakresu działalności, zmniejszenia jej negatywnego oddziaływania na środowisko, prowadzenia prac badawczo-rozwojowych, wprowadzania innowacyjnych rozwiązań i podejmowania wielu innych działań.

Sporządzenie wniosku aplikacyjnego i zgromadzenie wszystkich niezbędnych dokumentów nie jest jednak sprawą prostą. Dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na podjęcie współpracy z firmą doradczą. Na rynku funkcjonuje wiele podmiotów oferujących swoje usługi w tej dziedzinie. Jak wiec wybrać odpowiednią? Jak powinna wyglądać współpraca? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w dalszej części tego artykułu.

Doświadczenie

Ważnym elementem, na który należy zwrócić uwagę przy wyborze firmy konsultingowej jest jej doświadczenie w pozyskiwaniu funduszy unijnych. Przed podpisaniem umowy warto dowiedzieć się, jak długo firma jest obecna na rynku i prowadzi działalność w branży. Przy tej okazji warto poprosić o referencje. Solidne firmy dbające o dobrą opinię zwykle posiadają takie dokumenty.

Skuteczność

Aby sprawdzić kompetencje i skuteczność firmy doradczej zapytać można, ile wniosków i w ramach jakich programów sporządziła w ostatnim czasie, ile z nich przeszło ocenę merytoryczną, formalną, a ile zakończyło się przyznaniem dofinansowania. Warto też wiedzieć coś więcej na temat zespołu, któremu zostanie powierzone zadanie przygotowania dokumentów. Na jakość firmy składa się bowiem wiedza i doświadczenie zatrudnionych przez nią pracowników.

Koszt usługi

Istotnym czynnikiem decydującym o wyborze danej firmy konsultingowej jest koszt usługi. Dużym błędem byłoby jednak kierowanie się jedynie wysokością opłat – o wiele ważniejsze mogą okazać się bowiem warunki dokonania płatności i zakres przewidzianych za daną opłatą usług.

Niezalecane jest powierzanie sporządzania dokumentacji firmom, które żądają opłaty z góry, przed złożeniem wniosku.  Optymalnym rozwiązaniem jest, gdy płatność dokonywana jest po pozytywnym przejściu weryfikacji formalnej. Mamy wtedy pewność, że firma dopełniła wszelkich formalności i wniosek nie zostanie odrzucony z jej winy. Taki zapis w umowie gwarantuje wysoką jakość świadczonych usług i ochronę klienta przed „partaczami”, którzy trafiają się w każdej branży. Do napisania wniosku niepoprawnego pod względem formalnym nie trzeba przecież zatrudniać firmy i płacić jej za brak kompetencji.

Dalsza część wynagrodzenia firmy doradczej dokonywana jest zazwyczaj po zakończeniu procedury aplikacyjnej, po przyznaniu dofinansowania. Zazwyczaj wysokość opłat uzależniona jest od wysokości przyznanego wsparcia, np. jako procent dotacji.

Inną kwestią, która warto poruszyć jest koszt przeprowadzenia wstępnego rozpoznania i zakwalifikowania inwestycji do konkretnego programu. Dobre firmy  konsultingowe przeprowadzą taka analizę nieodpłatnie bądź opłata wliczona zostanie w cenę usługi polegającej na sporządzeniu dokumentacji.

Koszt usługi jest uzależniony także od zakresu zamawianych przez klienta usług. Firma może zająć się kompleksowym przygotowaniem całej dokumentacji obejmującej zazwyczaj wniosek, biznes plan i dodatkowe załączniki, ale jej rola ograniczać się może do sporządzenia jedynie części tych dokumentów.

Poufność informacji

Zlecając przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej firmie zewnętrznej przekazujemy jej najbardziej istotne informacje na temat naszego przedsiębiorstwa – sprawozdania finansowe, plany marketingowe, pomysły… Dla bezpieczeństwa własnej firmy dobrze jest w takiej sytuacji podpisać umowę o zachowaniu poufności informacji. Wysokie kary umowne zabezpieczą nas przed ewentualnym wyciekiem ważnych informacji od doradcy.

O co może zapytać firma

Prowadząc negocjacje na temat warunków umowy z doradcą warto być przygotowanym na następujące pytania:

  • Czego dotyczy planowana inwestycja i jaki jest jej cel?
  • Gdzie będzie ona przeprowadzona (województwo, miasto/wieś)
  • Jaka jest szacunkowa wartość inwestycji?
  • Czy planowane jest wprowadzenie nowoczesnej technologii?
  • Jaka jest wielkość i forma prawna przedsiębiorstwa?
  • Jak długo przedsiębiorstwo działa na rynku?
  • Czy przedsiębiorstwo ma szansę uzyskać kredyt bankowy?
  • Czy rozpoczęto już jakieś prace związane z inwestycją?

Pytania te mają za zadanie ocenić możliwość wsparcia danej inwestycji z funduszy unijnej,  zakres ewentualnej współpracy oraz cenę usługi. Dodatkowo wiele firm różnicuje swoich klientów ze względu na wartość inwestycji. Z punktu widzenia firmy doradczej im wyższe koszty inwestycji, tym bardziej atrakcyjny jest dany klient. Część wynagrodzenia jest pobierana jako procent od przyznanej dotacji.

Na co trzeba uważać?

Szczególnie uważać należy na firmy, które z całą pewnością gwarantują nam uzyskanie dotacji. Doradca może jedynie zagwarantować, że nie popełni błędu formalnego, tzn. wypełni wniosek zgodnie z instrukcją, na odpowiednim formularzu, według odpowiedniej metodologii, zawrze wszystkie niezbędne informacje itp. Ocena formalna jest dopiero pierwszym etapem oceny wniosku. Po nim następuje ocena merytoryczna, wyników której piszący wniosek nie jest w stanie w 100% przewidzieć. Oznacza to, że sporządzający wniosek na podstawie ogłoszonych kryteriów merytorycznych może wstępnie określić, ile punktów otrzyma dany wniosek. Jest to jednak wartość szacunkowa - osoba oceniająca może zinterpretować wniosek inaczej i przyznać mu mniej punktów. Oceniający może też zakwestionować zapisy wniosku (np. odnośnie innowacyjności projektu czy pozytywnego wpływu na środowisko) i w konsekwencji obniżyć punktację.

Na etapie składania wniosku nigdy nie wiadomo do końca, jak duża będzie konkurencja. W przypadku szczególnie dużego zainteresowania przedsiębiorców danym konkursem wzrasta liczba punktów potrzebnych do uzyskania dotacji, gdyż środki są ograniczone i dofinansowanie otrzymać mogą tylko najlepsze projekty. W takiej sytuacji wniosek może przejść pozytywnie ocenę merytoryczną, ale nie uzyskać dofinansowania.

Na etapie oceny merytorycznej oceniane są także takie czynniki, jak finansowa zdolność Wnioskodawcy do realizacji projektu i utrzymania jego wyników w długim okresie czy posiadane certyfikaty. Zatrudnienie profesjonalnego i doświadczonego doradcy zwiększa znacznie szansę, ale nigdy nie gwarantuje w 100% przyznania dotacji.